Hari ini saya bertugas menggantikan peran atasan saya yang sedang tugas luar kota di kantor. Dengan tugas ini saya harus memeriksa pekerjaan rekan-rekan saya untuk dapat dilakukan proses berikutnya. Rupanya pekerjaan rekan-rekan saya cukup banyak sehingga menyita waktu saya hampir seharian untuk memeriksa semuanya.

Padahal dengan menggantikan peran atasan tidak otomatis pekerjaan saya dapat dialihkan juga. Yang terjadi adalah saya hampir tidak punya waktu untuk mengerjakan pekerjaan reguler saya. Pekerjaan reguler yang dimaksud adalah akun rekonsiliasi. Saya mendapatkan tugas untuk mengerjakan akun material persediaan di perusahaan saya. perusahaan saya menggunakan SAP untuk pencatatan transaksi. Nah data untuk rekonsiliasi harus saya dapatkan sebelum bulan berganti.

Kebetulan hari ini adalah hari terakhir di bulan Februari. Besok sudah bulan Maret, dimana saya tidak dapat menarik data untuk keperluan rekonsiliasi. Namun karena waktu saya hari ini tersita untuk memeriksa kerjaan rekan kerja ditambah dengan diskusi dengan beberapa rekan lainnya, saya pun baru sempat mengambil data setelah jam kantor berakhir.

Betapa terkejutnya saya saat mengetahui bahwa MM module di SAP saya sudah masuk bulan berikutnya. Saat saya mencoba mengambil data, sudah tidak tersedia data bulan yang saya inginkan. Saya pun panik! Jika data tersebut tidak ada, maka saya tidak dapat melakukan rekonsiliasi.

Setiap kali saya mengalami kesulitan masalah SAP saya menghubungi dua orang rekan saya untuk meminta nasihat sebelum membuat tiket ke help desk. Kali ini yang tersedia hanya satu orang karena rekan saya yang lain sedang tidak masuk hari ini. Dia pun tidak dapat memberikan jawaban yang memuaskan. Saya pun semakin panik!

Rupanya di saat panik akal saya malah jalan. Saya ingat bahwa selain production environment, SAP juga memiliki testing environment yang merupakan mirror dari production environment tapi terlambat satu bulan. Saya ingat bahwa saya memiliki dua akses ke testing environment. Saya pun mencoba yang pertama. Ini adalah testing environment yang biasa saya gunakan sebelum mencoba T-code baru di SAP. Saya lihat saldo material pada bulan yang saya inginkan di testing environment tersebut berbeda dengan saldo yang ada di balance sheet. Itu mungkin karena testing environment yang satu ini sudah familiar digunakan oleh setiap orang. Jadi bisa saja saldonya berbeda karena memang banyak sekali orang yang melakukan transaksi di testing environment ini.

Kemudian saya mencoba testing environment satu lagi. Asumsi saya kali ini testing environmentnya jarang digunakan. Saya lihat saldo material pada bulan yang saya inginkan dan mendapatkan angka yang sesuai dengan saldo yang ada di balance sheet. Langsung saja saya ambil data saya dari situ, tanpa mempedulikan lagi apakah datanya memang sesuai dengan production environment atau tidak.

Saya pun segera mengambil seluruh data yang saya inginkan. Besok pagi saya sudah siap untuk melakukan rekonsiliasi. Pengalaman ini langsung saya ceritakan kepada teman saya yang sering menjadi penasihat saya untuk urusan SAP. Dia bilang bahwa saya sangat beruntung karena dapat lolos dari keadaan ini. Jika data tersebut tidak saya dapatkan, maka saya harus rela bahwa akun yang saya rekonsiliasi bulan ini mendapatkan status “tidak terekonsiliasi”. Dan itu merupakan prestasi buruk bagi saya bila hal tersebut terjadi.

Hampir saja saya melakukan kesalahan besar. Hal ini saya jadikan pelajaran berharga bahwa mengambil data tidak boleh dilakukan di hari terakhir pada bulan yang bersangkutan. Untung saya masih selamat dari kesalahan yang saya lakukan ini. Lain kali saya harus lebih terorganisir dalam mengerjakan tugas saya walaupun ada tugas tambahan yang saya dapatkan dari atasan saya.

That was close!{nice1}

Gambar diambil dari : http://images1.hellotrade.com/data2/CB/UJ/MY-2786567/sap-mm-online-training-250×250.jpg